• Bước 1. Lập Team

Tập hợp lại với nhau những người đã quen thuộc với các chi tiết của vấn đề và với quá trình mà bạn đang cố gắng sửa chữa. Bao gồm ai đó để hành động như một người hỗ trợ, những người có thể giữ cho nhóm nghiên cứu tập trung vào việc xác định các biện pháp đối phó hiệu quả.

• Bước 2. Xác định vấn đề

Nếu có thể, hãy quan sát vấn đề đang hoạt động. Thảo luận với nhóm của bạn và viết một bản tuyên bố ngắn gọn, rõ ràng về vấn đề mà tất cả các bạn đều đồng ý. Ví dụ: "Nhóm A không đáp ứng mục tiêu thời gian phản hồi" hoặc "Phần mềm phát hành B dẫn đến quá nhiều lần lùi lại." Sau đó, viết bản tuyên bố của bạn lên bảng, để lại đủ khoảng trống để viết câu trả lời cho câu hỏi lặp lại, "Tại sao?"

• Bước 3. Hỏi câu hỏi đầu tiên "Tại sao?"

Hỏi nhóm của bạn tại sao vấn đề lại xảy ra. (Ví dụ: "Tại sao nhóm A không đáp ứng mục tiêu thời gian phản hồi?")

• Bước 4. Hỏi "Tại sao?" Bốn lần khác

Làm việc theo tuần tự theo một trong các câu trả lời bạn đã tạo ở Bước 3, hãy hỏi thêm bốn lần "tại sao" liên tiếp. Đặt câu hỏi mỗi lần để trả lời câu trả lời bạn vừa ghi lại và ghi lại câu trả lời của bạn ở bên phải.

• Bước 5 Biết khi nào ngừng.
• Bước 6 Xác định được Nguyên nhân gốc rễ

Bây giờ đã xác định được ít nhất một nguyên nhân thực sự, cần thảo luận và đồng ý những biện pháp chống lại sẽ ngăn không cho vấn đề lặp lại.

• Bước 7. Theo dõi các biện pháp.

Theo dõi chặt chẽ cách hiệu quả các biện pháp chống lại của bạn loại bỏ hoặc giảm thiểu vấn đề ban đầu. Bạn có thể cần phải sửa đổi chúng, hoặc thay thế chúng với một cái gì đó khác nhau. Nếu điều này xảy ra, sẽ là hợp lý để lặp lại quá trình 5 Whys để đảm bảo rằng bạn đã xác định nguyên nhân gốc chính xác.